Online-Terminbuchung für Kanzleien

Lassen Sie Mandanten und Interessenten Termine selbst buchen – rund um die Uhr, ohne zusätzliche Telefonate und ohne doppelte Kalenderführung. Ob Erstberatung, Mandantengespräch oder Rückruf: Planerflow bündelt Online-Buchung, automatische Erinnerungen, Kundenverwaltung und Mandantenportal in einer DSGVO-konformen Lösung, die ohne Installation und ohne IT-Betreuung auskommt. Ihre Kanzlei behält den Überblick, Ihr Sekretariat wird spürbar entlastet – und Mandanten buchen dann, wenn es ihnen passt.

Was eine gute Terminbuchung für Kanzleien leisten muss

Zwischen Fristen, Akten und Mandanten bleibt für die Terminorganisation oft wenig Zeit. Eine Online-Terminbuchung entlastet genau dort, wo es zählt: bei der Abstimmung von Terminen. Sie muss dabei zum Kanzleialltag passen – mit festen Sprechzeiten, realistischen Termindauern und genügend Puffer zwischen zwei Gesprächen. Gleichzeitig soll sie Mandanten nicht vor Hürden stellen: keine App, keine Registrierung, kein Passwort. Genau diesen Spagat löst Planerflow.

Erstberatung, Mandantengespräch, Rückruf: Terminarten flexibel abbilden

Kanzleien haben selten nur einen Termintyp. Deshalb lassen sich in Planerflow beliebig viele Dienstleistungen anlegen – jede mit eigener Dauer, eigenem Buchungsfenster und eigenen Verfügbarkeiten. Ein Rückruf dauert 15 Minuten, ein Mandantengespräch 45, eine Erstberatung vielleicht 60. Ihre Mandanten sehen bei der Buchung genau die Terminarten, die Sie freigegeben haben, und wählen selbst das passende Zeitfenster. Doppelbuchungen sind ausgeschlossen, weil der Kalender in Echtzeit prüft, welche Slots frei sind.

Weniger Telefonate, mehr Zeit für Mandanten

Jeder Anruf für eine Terminvereinbarung bindet Personal – und unterbricht die Arbeit an laufenden Vorgängen. Wenn Mandanten selbst buchen, entfällt der Großteil dieser Abstimmungsschleifen. Ihre Buchungsseite ist über einen Link erreichbar: auf der Kanzlei-Website, in der E-Mail-Signatur, auf der Visitenkarte oder direkt in der Google-Unternehmensinfo. Wer anruft, kann natürlich weiterhin einen Termin bekommen – nur eben nicht mehr ausschließlich so. Das entlastet besonders die Stoßzeiten am Vormittag, in denen sonst Telefon und Empfang gleichzeitig gefordert sind.

Automatische Erinnerungen: weniger versäumte Mandantentermine

Ein vergessener Termin kostet Zeit, die für andere Mandanten fehlt. Planerflow versendet deshalb automatisch eine Erinnerung vor dem Termin. In der Praxis sinken verpasste Termine dadurch um bis zu 32 %. Ihre Mandanten können Termine im Kundenportal einsehen und erhalten nach der Buchung eine Bestätigung per E-Mail – so ist der Termin schwarz auf weiß festgehalten. Zusätzlicher Aufwand für Ihr Team entsteht dabei nicht.

Mandantenportal: Termine einsehen ohne Passwort

Viele Mandanten fragen telefonisch nach, wann ihr Termin noch einmal ist. Mit dem Planerflow-Kundenportal gehört das der Vergangenheit an: Mandanten melden sich mit E-Mail-Adresse, Geburtsdatum und Postleitzahl an – ganz ohne Passwort – und sehen ihre anstehenden und vergangenen Termine. Das reduziert Rückfragen und gibt Mandanten gleichzeitig das Gefühl, gut betreut zu sein. Für Sie entsteht dadurch kein zusätzlicher Verwaltungsaufwand.

Datenschutz und Sicherheit: Server in Deutschland

Kanzleien arbeiten mit besonders sensiblen Daten. Planerflow verarbeitet alle Informationen DSGVO-konform und ausschließlich auf Servern in Deutschland – ohne Drittland-Transfer. Alle Verbindungen laufen über HTTPS/TLS, Passwörter werden niemals im Klartext gespeichert. Jeder Mandant hat einen strikt getrennten Datenraum; kein anderer Mandant kann jemals Ihre Kunden oder Termine einsehen. Das gilt auch für Ihre Mandanten selbst: Sie sehen ausschließlich ihre eigenen Termine.

In wenigen Minuten startklar

Sie benötigen weder Server noch IT-Betreuung. Registrieren Sie sich online, wählen Sie Ihr Passwort und bezahlen Sie sicher über Stripe. Anschließend hinterlegen Sie Sprechzeiten, Dienstleistungen und Logo – und teilen den Link zu Ihrer Buchungsseite. Der gesamte Aufwand liegt bei unter einer Stunde, nicht bei einem IT-Projekt. Neue Mitarbeiter bekommen einfach einen eigenen Zugang; eine Einarbeitung in mehrere Systeme entfällt.

Vom Erstkontakt zum Mandat

Viele Mandanten entscheiden sich für die Kanzlei, die am schnellsten einen passenden Termin anbietet. Wer abends auf der Website stöbert und sofort eine Erstberatung buchen kann, geht nicht verloren – während die Anfrage bei anderen Kanzleien bis zum nächsten Werktag in einer Warteschleife hängt. Die Online-Terminbuchung verkürzt damit nicht nur den Verwaltungsaufwand, sondern auch den Weg zum Mandat. Gleichzeitig wirkt eine professionelle Buchungsseite vertrauensbildend: Sie zeigt, dass die Kanzlei organisiert ist.

Was kostet die Terminbuchung für Kanzleien?

Planerflow kostet 49 € pro Monat (zzgl. MwSt.) – ein Preis, alle Funktionen inklusive. Es gibt keine Einrichtungsgebühr, keine Mindestlaufzeit und keine Funktionsstufen. Unbegrenzte Termine und Kunden sind ebenso enthalten wie automatische Erinnerungen, Kundenportal, Kalender, Statistiken und mehrere Mitarbeiter. Wenn Ihnen Planerflow nicht zusagt, greift die 30-Tage-Geld-zurück-Garantie: Wir erstatten den vollen Betrag, ohne Wenn und Aber.

Die Kanzleisoftware bleibt – Planerflow ergänzt sie

Planerflow ersetzt weder Ihre Aktenführung noch Ihre Abrechnungssoftware. Es kommt als zusätzlicher Weg zur Terminbuchung hinzu: Mandanten buchen online, Ihre Kanzleisoftware bleibt unverändert im Einsatz. Termine, die Sie weiterhin telefonisch oder am Empfang vergeben, tragen Sie wie gewohnt ein – der belegte Slot verschwindet dann automatisch von der Buchungsseite. So entsteht kein Datenumzug, keine doppelte Pflege und kein Risiko für bestehende Vorgänge. Sie entscheiden selbst, welche Leistungen online buchbar sind und welche Sie ausschließlich persönlich vergeben möchten.

Warteliste: kurzfristige Absagen in neue Mandate verwandeln

Sagt ein Mandant ab, bleibt oft eine Lücke, die sich kurzfristig kaum neu besetzen lässt. Genau hier hilft die Warteliste: Interessenten, die früher kommen möchten, tragen sich selbst ein. Wird ein Termin frei, sehen Sie die passenden Personen sofort und können den Platz in wenigen Klicks vergeben. Besonders wertvoll ist das bei begehrten Erstberatungen und kurzen Rückrufterminen, die flexibel einschiebbar sind. Die Warteliste sorgt dafür, dass ein Ausfall nicht automatisch einen Leerlauf bedeutet, sondern eine Chance auf ein zusätzliches Mandat.

Erreichbar, wenn die Kanzlei geschlossen ist

Viele Interessenten suchen abends oder am Wochenende nach rechtlicher Unterstützung. Wer dann nur ein Kontaktformular findet und auf einen Rückruf warten muss, geht häufig verloren. Mit der Online-Buchung können Anfragen jederzeit eingehen – auch außerhalb der Bürozeiten. Der Termin landet direkt im Kalender, eine Bestätigung geht automatisch an den Mandanten. Am nächsten Morgen liegt ein Teil der Terminorganisation bereits erledigt vor, statt sich als Stapel von Rückrufwünschen auf dem Schreibtisch zu türmen.

Mehrere Standorte, Teams und Rechtsgebiete abbilden

Größere Kanzleien arbeiten mit mehreren Anwälten, Standorten und Fachgebieten. Planerflow bildet das ab: Jeder Anwalt erhält einen eigenen Kalender mit eigenen Sprechzeiten und buchbaren Leistungen. Bei der Terminbuchung wählt der Mandant den gewünschten Ansprechpartner oder das passende Rechtsgebiet. Auch mehrere Standorte lassen sich in einem System führen, sodass die Auslastung zentral sichtbar bleibt. Neue Mitarbeiter bekommen einen eigenen Zugang und sind in Minuten angebunden – ohne dass Sie mehrere Systeme parallel pflegen müssen.

Der KI-Telefonassistent als Ergänzung zum Sekretariat

In Stoßzeiten klingelt das Telefon genau dann, wenn niemand abnehmen kann – während einer Besprechung, in der Mittagspause oder bei hohem Anfrageaufkommen. Der optionale KI-Telefonassistent fängt diese Anrufe auf: Er begrüßt im Namen der Kanzlei, beantwortet Standardfragen zu Öffnungszeiten, Anfahrt und den üblichen Terminarten und notiert Rückrufwünsche samt Nummer. Sie legen selbst fest, welche Aktionen erlaubt sind. So geht kein Anruf verloren, und Ihr Team muss die laufende Arbeit nicht unterbrechen, nur weil gerade keine freie Hand am Telefon ist.

Sprechzeiten und Auslastung mit Zahlen verbessern

Nach den ersten Wochen lohnt der Blick auf die Zahlen: Wie viele Termine kommen online, wie hoch ist die Auslastung, welche Terminarten werden besonders häufig gebucht? Die Statistiken in Planerflow beantworten diese Fragen, ohne dass Sie Daten manuell zusammenstellen müssen. So erkennen Sie, ob Sprechzeiten, Termindauern oder Buchungsfenster angepasst werden sollten. Vielleicht zeigt sich, dass die Nachfrage nach Erstberatungen am Vormittag besonders hoch ist – dann lohnt es sich, dort zusätzliche Kapazität zu schaffen, statt Termine gleichmäßig über die Woche zu verteilen.

Terminvorbereitung für Mandanten: weniger Rückfragen

Viele Rückfragen entstehen vor dem ersten Termin: Welche Unterlagen soll ich mitbringen? Wo ist das Büro? Wie lange dauert das Gespräch? Antworten darauf lassen sich direkt auf der Buchungsseite oder in der Bestätigung hinterlegen. Mandanten lesen die Hinweise vorab, und Ihr Sekretariat muss dieselben Fragen nicht mehrfach beantworten. Das macht den Ablauf nicht nur effizienter, sondern auch professioneller: Wer gut informiert zum Termin erscheint, ist vorbereitet – und das Gespräch kann schneller in die Tiefe gehen.

Nach dem Termin: Kommunikation, die Mandanten bindet

Der Termin ist vorbei – die Beziehung bleibt. Gerade in Kanzleien ist die Zeit nach einem Gespräch entscheidend: Unterlagen müssen nachgereicht, Folgetermine vereinbart und Rückfragen beantwortet werden. Planerflow unterstützt dabei, weil alle Kontaktdaten, Notizen und Termine an einer Stelle liegen. Ein Folgetermin lässt sich direkt aus dem Kundenprofil heraus anlegen, die Buchungsseite bleibt für neue Anliegen offen. So entsteht aus einem einzelnen Erstgespräch ein klarer nächster Schritt – ohne dass das Sekretariat den gesamten Schriftverkehr erneut durchsuchen muss. Auch bei mehreren Beteiligten bleibt nachvollziehbar, wann zuletzt gesprochen wurde und was als Nächstes ansteht.

Häufige Fragen

Können Mandanten Erstberatungstermine selbst buchen?

Ja. Sie legen fest, welche Dienstleistungen buchbar sind – zum Beispiel Erstberatung, Mandantengespräch oder Rückruf – und mit welcher Dauer und welchem Zeitfenster. Mandanten buchen dann selbst über Ihre persönliche Buchungsseite.

Wie verhindert Planerflow Doppelbuchungen?

Der Kalender prüft in Echtzeit, welche Zeitfenster frei sind. Sobald ein Termin gebucht ist, steht der Slot anderen Mandanten nicht mehr zur Verfügung. Pufferzeiten und Buchungsregeln, die Sie selbst festlegen, sorgen zusätzlich dafür, dass Termine realistisch verteilt werden.

Was passiert bei kurzfristigen Absagen?

Planerflow versendet automatische Erinnerungen vor dem Termin. In der Praxis sinken verpasste Termine dadurch um bis zu 32 %. Entstehende Lücken sehen Sie sofort in Kalender und Auslastungsübersicht – und können den Platz neu vergeben.

Sind die Mandantendaten DSGVO-konform gespeichert?

Ja. Alle Daten werden ausschließlich auf Servern in Deutschland verarbeitet. Jeder Mandant hat einen strikt getrennten Datenraum; kein anderer Mandant kann Ihre Kunden oder Termine einsehen.

Können mehrere Anwälte oder Mitarbeiter eigene Kalender nutzen?

Ja. Jeder Mitarbeiter erhält einen eigenen Zugang und eigene Verfügbarkeiten. Mandanten können bei der Buchung den gewünschten Ansprechpartner wählen, sofern Sie das freigeben. So bleibt die Auslastung pro Person transparent.

Fällt eine Einrichtungsgebühr an?

Nein. Planerflow kostet 49 € pro Monat (zzgl. MwSt.), ist monatlich kündbar und ohne Einrichtungsgebühr. Sie erhalten eine 30-Tage-Geld-zurück-Garantie.

Kann ich meine bestehenden Mandantendaten übernehmen?

Planerflow startet mit einer Kundenverwaltung, die Sie mit Ihren aktuellen Kontakten befüllen. Neue Termine und Mandanten erfassen Sie direkt im System; Ihre bestehenden Unterlagen bleiben unangetastet, wo sie sind. So entsteht kein Umstellungsstress.

Versendet Planerflow Erinnerungen auch per SMS?

Ja, zusätzlich zur E-Mail lässt sich der Versand per SMS ergänzen. So erreichen Sie auch Mandanten, die selten in ihr Postfach schauen. Jede Erinnerung enthält einen Abmeldelink.

Kann ich festlegen, welche Leistungen online buchbar sind?

Ja. Sie entscheiden pro Leistung, ob sie über die Buchungsseite buchbar ist oder nur intern vergeben wird. Auch einzelne Anwälte und Sprechzeiten lassen sich gezielt freigeben oder sperren.

Bleibt unsere bestehende Kanzleisoftware im Einsatz?

Ja. Planerflow ergänzt Ihre Aktenführung und Abrechnung, ersetzt sie aber nicht. Die Terminorganisation kommt als zusätzlicher Baustein hinzu, Ihre bestehenden Systeme bleiben unverändert.

Wie viele Kalender und Mitarbeiter kann ich anlegen?

Sie können mehrere Mitarbeiter mit jeweils eigenem Kalender und eigenen Verfügbarkeiten anlegen. Auch mehrere Standorte lassen sich abbilden, die Auslastung bleibt zentral sichtbar.

Können Mandanten ihre Termine selbst absagen?

Ja. Über die Erinnerung und das Kundenportal können Mandanten ihre Termine einsehen und bei Bedarf absagen. Der Slot wird dadurch sofort frei und kann über die Warteliste neu vergeben werden.

Wie schnell sind neue Termine nach einer Absage wieder verfügbar?

Sofort. Sobald ein Termin abgesagt oder verschoben wird, erscheint das Zeitfenster wieder auf der Buchungsseite – vorausgesetzt, es liegt innerhalb des Buchungsfensters.

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Stand: November 2026