Terminbuchung für Beratung, Coaching & Beratungsunternehmen

Beratung lebt von Gesprächen – nicht von Terminabstimmung per E-Mail-Ping-Pong. Mit Planerflow buchen Ihre Klienten selbst, erhalten automatische Erinnerungen und sehen ihre Termine jederzeit im eigenen Portal. Gleichzeitig behalten Sie die Kontrolle über Ihre Beratungstage: Puffer zwischen Gesprächen, klare Zeitfenster und eine professionelle Buchungsseite, die zu Ihrer Marke passt. Ohne Installation, DSGVO-konform und ab 49 € im Monat.

Für Berater, Coaches und Beratungsunternehmen

Ob Einzelberatung, Team-Workshop oder Online-Erstgespräch: Planerflow bildet Ihre typischen Terminformate ab. Sie entscheiden, welche Formate buchbar sind, wie lange sie dauern und in welchen Zeitfenstern sie stattfinden. Mehrere Berater arbeiten mit eigenen Kalendern und Verfügbarkeiten – ideal für Beratungsunternehmen, in denen Kunden je nach Thema an unterschiedliche Ansprechpartner vermittelt werden.

Beratungsformate als buchbare Dienstleistungen

Eine Erstberatung braucht mehr Zeit als ein Folgetermin, ein Workshop mehr Vorbereitung als ein Telefonat. Deshalb legen Sie für jedes Format einzeln fest, wie viel Zeit es beansprucht und welche Puffer nötig sind. Kunden sehen bei der Buchung genau die Formate, die Sie freigegeben haben, und wählen das passende Zeitfenster. Doppelbuchungen verhindert der Kalender, weil er freie Slots in Echtzeit prüft.

Planbare Beratungstage mit Puffern

Beratungstage lassen sich so gestalten, dass sie nicht zulasten der Qualität gehen. Zwischen zwei Gesprächen kann automatisch eine Pause bleiben – für Notizen, Vorbereitung oder einfach zum Durchatmen. Auch feste Blöcke für interne Arbeit sind möglich, indem Sie diese Zeiten im Kalender sperren. So entsteht ein Tagesplan, der zu Ihrer Arbeitsweise passt und nicht umgekehrt.

Weniger Abstimmung, mehr Beratung

Statt Terminvorschlägen per E-Mail oder Telefon teilen Sie einfach den Link zu Ihrer Buchungsseite. Klienten wählen selbst ein freies Zeitfenster, Bestätigung und Erinnerung laufen automatisch. Das gilt auch für Rückfragen nach dem Termin: Ihre Klienten können ihre Termine im Kundenportal jederzeit selbst einsehen. Jede eingesparte Abstimmungsrunde ist Zeit, die in die Beratung fließt.

Professioneller erster Eindruck mit eigener Buchungsseite

Der erste Kontakt mit einem Beratungsunternehmen ist oft die Terminbuchung. Eine aufgeräumte, markengerechte Buchungsseite mit Ihrem Logo und klaren Zeitfenstern vermittelt Professionalität – noch bevor das erste Gespräch stattfindet. Die Seite lässt sich verlinken oder in Ihre Website einbetten und funktioniert auf Handy, Tablet und Desktop gleichermaßen.

Kundenbeziehungen pflegen: Kundenverwaltung und Notizen

Alle Kunden, Termine und Notizen liegen an einem Ort – durchsuchbar und immer aktuell. Vor einem Gespräch sehen Sie mit einem Blick, wann der letzte Termin war und was besprochen wurde. Neue Teammitglieder finden sich so schneller zurecht, und Wissen bleibt im Unternehmen statt in privaten Notizbüchern.

Online-Beratung und Vor-Ort-Termine

Planerflow organisiert den Termin selbst; ob das Gespräch vor Ort, telefonisch oder per Videokonferenz stattfindet, entscheiden Sie. Über Dienstleistungen und Beschreibungen können Sie Ihren Klienten vorab mitteilen, was sie erwartet. So eignet sich dieselbe Buchungsseite für Präsenztermine, Telefonate und Online-Sessions – ohne mehrere Tools parallel zu betreiben.

Weniger E-Mail-Ping-Pong bei der Terminfindung

Terminfindung per E-Mail kostet Zeit auf beiden Seiten: Ein Vorschlag geht raus, wird geprüft, passt nicht, es folgt ein Gegenvorschlag. Mit einer Buchungsseite entfällt diese Schleife komplett. Ihre Klienten sehen freie Zeitfenster und wählen direkt. Das verkürzt die Zeit bis zum ersten Gespräch erheblich – gerade bei Beratungsunternehmen, in denen Anfragen über die Website eingehen und zeitnah beantwortet werden sollen.

No-Shows im Beratungsalltag reduzieren

Im Beratungsgeschäft ist Zeit die wichtigste Ressource. Ein nicht wahrgenommener Termin lässt sich selten kurzfristig nachbesetzen. Planerflow erinnert Ihre Klienten automatisch vor dem Termin und bietet die Terminübersicht im Kundenportal – zwei einfache Maßnahmen, die in der Praxis einen großen Unterschied machen. Verpasste Termine gehen dadurch spürbar zurück, und Ihre Beratungstage bleiben planbar.

Vom Erstgespräch zur langfristigen Zusammenarbeit

Nach dem ersten Termin geht die Zusammenarbeit weiter – und mit ihr die Terminorganisation. Folgetermine lassen sich als eigene Dienstleistungen anlegen, Kundennotizen sorgen für Kontext, und die Terminhistorie zeigt, wann zuletzt gesprochen wurde. So bleibt die Beziehung sichtbar und die Betreuung konsistent, auch wenn mehrere Berater beteiligt sind oder der Kontakt zwischen den Terminen länger zurückliegt.

Neue Klienten gewinnen mit einfacher Terminbuchung

Der Weg zum ersten Beratungstermin entscheidet oft über den Auftrag. Wer sich auf einer Website informiert und direkt einen passenden Termin buchen kann, bleibt in der Entscheidungsphase – ohne auf Rückrufe zu warten. Planerflow erfasst dabei die Kontaktdaten strukturiert und legt den Klienten automatisch in der Kundenverwaltung an. So beginnt die Kundenbeziehung organisiert statt mit einem Stapel Notizzettel.

Preis und Loslegen

Planerflow kostet 49 € pro Monat (zzgl. MwSt.) – alle Funktionen inklusive, ohne Einrichtungsgebühr und ohne Mindestlaufzeit. Registrieren Sie sich online, hinterlegen Sie Ihre Beratungsformate und teilen Sie den Link zu Ihrer Buchungsseite. Die 30-Tage-Geld-zurück-Garantie gibt Ihnen die Sicherheit, Planerflow in Ruhe im Alltag zu testen.

Vom ersten Klick zum Erstgespräch

Der Weg vom Interesse zum ersten Gespräch entscheidet oft darüber, ob ein Auftrag entsteht. Wer sich auf einer Website informiert und direkt einen passenden Termin buchen kann, bleibt in der Entscheidungsphase – ohne auf einen Rückruf zu warten. Planerflow erfasst dabei die Kontaktdaten strukturiert und legt den Klienten automatisch in der Kundenverwaltung an. So beginnt die Zusammenarbeit organisiert statt mit einem Stapel Notizen. Gleichzeitig wirkt eine klare, professionelle Buchungsseite vertrauensbildend – noch bevor das erste Wort gewechselt wurde.

Warteliste bei ausgebuchten Beratungstagen

Gute Berater sind oft über Wochen ausgebucht. Wer dann nur auf einen freien Slot in drei Wochen verweisen kann, verliert manchen Interessenten. Die Warteliste schafft Abhilfe: Klienten, die flexibel sind, tragen sich ein und werden berücksichtigt, sobald ein Termin frei wird – zum Beispiel durch eine Absage. Das gilt für Einzelberatungen ebenso wie für Workshops mit begrenzten Plätzen. So füllen sich Lücken von selbst, und interessierte Klienten kommen schneller an einen Termin, ohne dass Sie aktiv nachfassen müssen.

Virtuelle Beratung und mehrere Standorte

Beratung findet heute nicht mehr nur vor Ort statt. Telefonate und Videokonferenzen gehören zum Alltag, und manche Beratungsunternehmen arbeiten mit mehreren Standorten oder komplett remote. Planerflow organisiert den Termin unabhängig davon, wo das Gespräch stattfindet. Über die Leistungsbeschreibung können Sie Klienten vorab mitteilen, ob es sich um ein Präsenz-, Telefon- oder Onlinegespräch handelt. Mehrere Berater mit eigenen Kalendern und Verfügbarkeiten bleiben zentral sichtbar – ideal für Teams, die über verschiedene Orte verteilt arbeiten.

Coaching-Serien und wiederkehrende Termine

Coaching läuft häufig über mehrere Sitzungen. Damit die Betreuung konsistent bleibt, lassen sich wiederkehrende Formate als eigene Leistungen anlegen und in festen Abständen planen. Klienten buchen die nächste Einheit selbst und behalten über das Kundenportal den Überblick über alle Termine. Notizen am Klienten sorgen dafür, dass Sie vor jeder Sitzung wissen, was zuletzt besprochen wurde. So bleibt der rote Faden erhalten, auch wenn zwischen den Gesprächen einige Wochen liegen oder mehrere Berater beteiligt sind.

Der KI-Telefonassistent für Beratungsunternehmen

Wenn Sie in einem Gespräch sitzen, kann niemand ans Telefon gehen. Der optionale KI-Telefonassistent nimmt Anrufe in dieser Zeit an, begrüßt im Namen Ihres Unternehmens, beantwortet Standardfragen und notiert Rückrufwünsche samt Kontaktdaten. Sie bestimmen, welche Aktionen erlaubt sind. So verpassen Sie keine Anfrage mehr, nur weil gerade ein Termin läuft. Besonders für kleine Teams und Solo-Berater ist das eine spürbare Entlastung, weil keine Anfrage verloren geht und die Buchungsseite ohnehin rund um die Uhr offen steht.

Auslastung und Nachfrage verstehen

Mit der Zeit wird sichtbar, welche Formate besonders gefragt sind und wo es Engpässe gibt. Die Statistiken in Planerflow zeigen die Terminentwicklung und den Anteil der Online-Buchungen. Auf dieser Grundlage können Sie Ihr Angebot gezielt schärfen: mehr Zeit für gefragte Formate, ein zusätzlicher Berater in Stoßzeiten oder angepasste Buchungsfenster. So planen Sie nicht nach Gefühl, sondern nach Nachfrage – und behalten gleichzeitig im Blick, ob zwischen den Terminen genügend Raum für Vorbereitung bleibt.

Datenschutz in vertraulichen Gesprächen

Beratung ist Vertrauenssache – entsprechend schützenswert sind die Daten Ihrer Klienten. Planerflow verarbeitet alle Informationen nach den Vorgaben der DSGVO auf Servern in Deutschland und überträgt sie verschlüsselt über HTTPS/TLS. Die Datenräume der Mandanten sind strikt voneinander getrennt, und Passwörter werden niemals im Klartext gespeichert. Das gilt für Kontaktdaten, Notizen und die Terminhistorie gleichermaßen. So nutzen Sie die Vorteile der Online-Buchung, ohne Abstriche beim Datenschutz zu machen – ein Thema, das gerade in der Beratung häufig schon im Erstgespräch angesprochen wird.

Nachbereitung und Wiedervorlage im Blick behalten

Ein gutes Beratungsgespräch endet nicht mit dem Termin. Häufig sollen Unterlagen nachgereicht, Aufgaben erledigt oder ein Folgetermin vereinbart werden. In Planerflow bleiben diese Schritte sichtbar, weil Notizen und Terminhistorie direkt am Klienten liegen. Die nächste Sitzung lässt sich bereits beim ersten Gespräch anlegen, und der Klient sieht sie sofort im Kundenportal. So geht der Faden zwischen zwei Terminen nicht verloren – besonders dann, wenn mehrere Wochen dazwischenliegen oder mehrere Personen aus Ihrem Team beteiligt sind. Das erleichtert die Übergabe und verhindert, dass wichtige Absprachen nur in Erinnerungen bleiben.

Häufige Fragen

Kann ich verschiedene Beratungsformate anbieten?

Ja. Legen Sie beliebig viele Dienstleistungen an – zum Beispiel Erstgespräch, Einzelberatung oder Workshop – jeweils mit eigener Dauer und eigenem Buchungsfenster.

Funktioniert Planerflow auch für Online-Beratungen?

Ja. Planerflow organisiert den Termin selbst; ob das Gespräch vor Ort, telefonisch oder per Videokonferenz stattfindet, entscheiden Sie. Die Buchungsseite lässt sich auch in Ihre Website einbetten.

Wie behalten meine Klienten den Überblick?

Jeder Klient kann sich im Kundenportal mit E-Mail, Geburtsdatum und Postleitzahl anmelden – ganz ohne Passwort – und dort eigene Termine einsehen.

Können mehrere Berater im selben Account arbeiten?

Ja. Jeder Berater erhält einen eigenen Zugang mit eigenen Verfügbarkeiten. Bei der Buchung kann der gewünschte Ansprechpartner ausgewählt werden, sofern Sie das freigeben.

Was passiert, wenn ein Klient nicht erscheint?

Automatische Erinnerungen vor dem Termin senken die Zahl verpasster Termine. Falls doch ein Slot frei bleibt, sehen Sie das direkt im Kalender und können ihn neu vergeben.

Gibt es eine Mindestlaufzeit?

Nein. Planerflow ist monatlich kündbar, ohne Mindestlaufzeit und ohne Einrichtungsgebühr. Sie zahlen 49 € pro Monat (zzgl. MwSt.).

Kann ich mit wenigen Formaten starten und später erweitern?

Ja. Starten Sie zum Beispiel nur mit der Erstberatung und ergänzen Sie weitere Formate, wenn sich der Ablauf eingespielt hat. Bestehende Termine und Kunden bleiben dabei erhalten.

Eignet sich Planerflow für Solo-Berater?

Ja. Gerade Einzelberater profitieren davon, dass Termine automatisch organisiert werden und der KI-Telefonassistent Anfragen annimmt, während ein Gespräch läuft. Es fällt kein Aufwand für zusätzliche Software an.

Können Klienten zwischen mehreren Beratern wählen?

Ja, sofern Sie das freigeben. Jeder Berater hat einen eigenen Kalender und eigene Verfügbarkeiten. Bei der Buchung wählt der Klient den gewünschten Ansprechpartner oder das passende Themenfeld.

Wie behalten wir bei längeren Coachings den Überblick?

Wiederkehrende Termine lassen sich als eigene Formate anlegen, Notizen am Klienten dokumentieren den Verlauf, und das Kundenportal zeigt alle anstehenden Sitzungen. So bleibt der rote Faden über die gesamte Zusammenarbeit erhalten.

Können Klienten Folgetermine selbst buchen?

Ja. Sie legen fest, welche Formate buchbar sind. Klienten wählen dann selbst ein freies Zeitfenster und erhalten eine Bestätigung. Bereits vereinbarte Sitzungen bleiben davon unberührt.

Sehen Klienten ihre bisherigen Termine?

Ja. Im Kundenportal sind anstehende und vergangene Termine einsehbar. Die Anmeldung erfolgt ohne Passwort über E-Mail, Geburtsdatum und Postleitzahl.

Jetzt bestellen · Alle Lösungen ansehen

Stand: November 2026